* 宴会に役立つ知識を公開！ *

幹事の心得

忘年会と新年会に関わらず、飲み会の出来、不出来は幹事に任されていると言っても過言ではないでしょう。幹事の仕切りや準備ひとつひとつで飲み会が成功するか寂しく終わるかが決まるので、幹事の方は責任重大。このページでは幹事として宴会を成功させるため、幹事の役割についてご紹介します。【宴会】屋形船ならここ！

黒子的役割の幹事

飲み会の主役は参加者であって幹事ではないという絶対条件を幹事は忘れてはなりません。成功も失敗も幹事の手腕にかかっていながら宴会の主役ではないという、言うなれば舞台演劇の「黒子」的な役割をこなすことになります。主役はあくまで参加者であり、幹事は裏方であることを肝に命じましょう。

幹事たるもの常に冷静な判断を

宴会の場を取り仕切る幹事がトラブルによって慌ててしまうと、会場全体が混乱してしまいます。 幹事に慣れていなくとしても、起こりうるトラブルに対しての準備をしっかりとしておけば余裕が出てくるので、前もってリハーサルを始めとして 事前の準備を行い、トラブルシューティングをしておきましょう。これが宴会当日は慌てないようにするためのコツです。

お店の予約

飲み会をするならまずは参加者全員の意見や希望を調査し、それらをできる限り叶える方向で店をおさえることができるかどうかで、幹事の力量が試されます。どんな宴会にするのかのコンセプトを事前に決めておけば参加者の意見もまとまりやすくなりますし、お店を選ぶ時点でいくつかのジャンルに絞ることができるでしょう。忘年会や新年会といえども会社や集まる仲間によってその意味合いは違うので、まずは飲み会の目的を一度しっかり考えてみることから始めましょう。コンセプトと目的をしっかりと決めておけば、時間帯や規模、内容など宴会の幹事としてやるべきことが明確になって、企画・立案がしやすくなるハズです。また、お店に予約を入れる時はミスがないようにしておきましょう。店に予約をいれるときは、行き違いがでないように、こちらの参加人数や時間帯などをメモにとって用意しておくほうが良いでしょう。自作のチェックリストを用意して、何が準備できていて、何が足りないのかをきちんと把握できるように自分なりに工夫すると作業もスムーズに行くこと間違いなしです。

コンパニオン付き宴会はおまかせ！

参加者の把握

少人数の宴会であれば問題はないのですが、大人数が集まる宴会の場合、参加者リストをエクセルなどで制作しておくと便利です。メモ帳などで参加者の人数と男女比率などをきちんと把握しておけば連絡の不備などのリスクが大幅に軽減されます。また、このリストは当日の受付や会費徴収の チェック表にも使えるので一石二鳥です。参加者の部署が異なるような場合にはリストに記入するのは名前だけでなく、部署と電話番号、メールアドレスも記入しておきましょう。

宴会の日程調整

忘年会や新年会をはじめとした宴会が集中するのは決まって木曜か金曜です。金曜は翌日が休日である会社が多いのでお店の予約は取りにくくなりますが、逆に月曜は穴場となっているので一考してみましょう。一度、複数の候補日を参加者に聞いてみて、ある程度候補日を絞り込んだら後は幹事が率先して決めてしまいましょう。日程調整に時間をかけすぎると一部の参加者に予定が入ってしまったりと予定の変更を余儀なくされることもあるので、早めの日程調整が大事です。

会場はムード重視で

日程の調整の時に、会場は「個室」や「座敷」、「テーブル」など設備についても参加者に希望調査しておくと良いでしょう。 参加者するメンバーで女性が多い場合、女性が履くブーツは脱ぐのが大変なのでテーブルの方が好まれる場合があります。このようなささいな気配り・ 気遣いも幹事には大切なポイントとなります。

お店に迷惑をかけるのは厳禁

幹事はお店に対してもしっかりとした対応をしなくてはいけません。 仮に宴会を開くお店が決まっても、予約の時間帯を何度も変更したり、当日になって場所を変更するのはお店側にしてみたら大きな迷惑となるのは言うまでもありません。事前準備の上ルールを守って宴会を楽しむようにしましょう。